OneNote est un logiciel de Microsoft, livré dans toutes les versions de la suite Office à partir de la version 2010.
Principes
OneNote est un “cahier électronique” : vous prenez des notes, en écrivant “n’importe où” sur une page. Puis vous organisez la page.
Les pages sont rangées dans des sections, et les sections dans les bloc-notes. On a donc l’organisation suivante :
Notez que les pages peuvent être organisées en sous-page et en “sous-sous-page”. Les sections peuvent être organisées en groupe de sections.
On a donc l’organisation suivante :
| Bloc-notes > | |||||
| Groupe de sections (facultatif) > | |||||
| Section > | |||||
| Page > | |||||
| Sous-page > | |||||
| Sous-page | |||||
Usages
OneNote peut être utile :
- pour prendre des notes “déstructurées”. On peut écrire (taper au clavier) n’importe où sur une page
- pour partager ses notes. On écrit à plusieurs sur une même page
- pour prendre des notes depuis un iPad, un iPhone ou un navigateur web (Chrome, Firefox…)
- pour stocker des captures d’écrans, et pouvoir y faire des recherches
- pour gérer des tâches, à la façon d’Outlook
- pour créer des supports d’animation pédagogique
Partager des notes
Vous pouvez facilement partager un Bloc-notes avec d’autres personnes
Au sein de l’entreprise
Il s’agit de créer un fichier bloc-notes comme on crée un fichier Excel ou Word, par Fichier > Nouveau, et d’enregistrer ce nouveau bloc-notes dans un emplacement partagé sur le réseau. Les autres utilisateurs n’auront qu’à lancer OneNote puis Fichier > Ouvrir > Ordinateur et à ouvrir le dossier contenant le bloc-notes. Là sera présente un fichier Ouvrir le bloc-notes :
qui sera partagé sur le réseau (un disque commun), et c’est tout.
Il suffit d’ouvrir le fichier et le travail à plusieurs peut commencer.
Avec des personnes à l’extérieure de l’entreprise
Il faut dans ce cas que le bloc-botes soit créé sur Microsoft Drive. Une fois dans le bloc-notes Drive, on clique sur Ouvrir dans OneNote.
Caractéristiques
Le repérage des modifications (non-lues)
Dès qu’une personne ajoute, modifie ou supprime une note, l’onglet de la page concernée s’affiche en gras, comme quand un e-mail est non lu dans Outlook.
Des indicateurs visuels
On peut ajouter des indicateurs devant les paragraphes :
Le plus souvent, on utilise le “A faire”. En cliquant sur Rechercher des indicateurs (onglet Accueil), on demande de rechercher tous les paragraphes avec tel indicateur.
Les tâches Outlook
OneNote propose quelques interactions avec Outlook. Vous pouvez créer une tâche dans OneNote et l’ajouter dans Outlook.
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| Saisissez une ligne dans OneNote puis Accueil > Tâches Outlook. Choisissez une échéance de suivi. | La tâche dans OneNote, avec son indicateur de suivi | La tâche s’affiche dans Outlook, comme une tâche classique. Vous pouvez modifier l’indicateur de suivi depuis Outlook, ce qui le modifiera aussi dans OneNote. Par contre, le texte de la tâche est indépendant entre OneNote et Outlook. |
La reconnaissance du texte dans les images
Vous pouvez insérer ou coller des images ou des captures d’écran. Si ces images contiennent du texte, ce texte sera reconnu par OneNote. Vous pourrez ainsi procéder à des recherches de textes à travers toutes les notes.
Avec un clic droit sur l’image > Texte de remplacement, vous pouvez visualiser le contenu du texte contenu dans l’image. La qualité de la reconnaissance est liée à la qualité de l’image :
Quelques conseils
Je préfère disposer des onglets de page à gauche de l’écran (donc à côté des onglets de section). Pour ce faire : Fichier > Options > section Affichage > cocher Les onglets de page apparaissent sur la gauche.
Le mode Plein écran : permet de “vidéo projeter” une page sans que l’assistance ne voit vos autres bloc-notes/sections/pages.
La synchronisation entre les classeurs partagés se fait automatiquement. Autrement dit : la synchronisation ne se fait pas toujours ! Appuyez sur F9 pour forcer cette actualisation.
Ressources sur OneNote
